株式会社メディトピア様　導入事例

まずは御社の主な事業内容について教えて頂けますか。

弊社は埼玉県草加市を中心に、医療機関や介護福祉施設、保育園などが入居する医療モールの運営や、介護事業・医療事務代行などのサービスを展開しています。

五十嵐様の主な業務内容についても教えて頂けますか。

私は埼友草加病院のバックオフィス業務全般や、自社で運営しているSAIYUVILLAGEシリーズという医療モール物件の管理業務などをおこなってます。

03plus導入前の固定電話環境について教えてください。

今回は、新設の建物への導入のため、新規導入になります。ちなみに本院の埼友草加病院では今もオンプレPBXを利用しています。

新事務所へ移転、受電対応のDX化がきっかけに

今回、クラウドPBX導入のきっかけや目的はどういったものだったのでしょうか。

2024年末にバックオフィス部門の事務所が新しいビルの事務所に移転することになったのですが、オンプレPBX（主装置）の導入には多額の初期費用がかかることが一つの懸念点でした。

また、バックオフィス部門は新事務所に移転しましたが、会社の主要業務はこれまで通り本社事務所でおこなわれているため、離れた場所でも本社との内線電話ができたり、また新事務所でも外線番号で発着信ができる環境が必要でした。そういった理由からクラウドPBXの導入を検討しました。

それ以外にも導入検討の要因となったものはありますか？

夜間や祝日にかかってくる電話に対しては、音声ガイダンスに自動的に切り替えて音声対応したいというのも要因です。

また、IVR（自動音声応答）で要件毎に電話を担当者に振り分けたり、通話録音機能であとから電話内容の確認をしたりと、クラウドPBXは電話応対の効率化ができるというのも魅力でした。

曜日や時間帯によって電話応対者を柔軟に変更したりというのも、これまでのオンプレPBXでは難しかったですが、クラウドPBXなら柔軟に設定変更できますし、これまでのオンプレPBXのような管理や保守の手間が削減できるというのも要因ですね。

ランニングコストと機能面のバランスが導入の決め手に

クラウドPBXの導入検討にあたり、重視した要件や機能はありましたか？

まずは導入コストとランニングコスト、それから通話録音機能の有無ですね。また、外出先での電話対応も必要になるので通話品質や安定度も重視しました。

03plus以外にも他のクラウドPBXサービスも検討されましたか？

はい、他に2社ほど検討しました。

そのなかで03plus導入の決め手となった要因はどういった部分だったのでしょうか？

まずはランニングコストです。他社だと基本料やユーザーライセンス料以外に同時通話のチャネル料金がかかってなんだかんだ料金がかさんでしまうのですが、03plusはユーザーライセンス料金も安価で同時通話チャネル料もかからず、他社よりコストを抑えられる点が大きかったです。

また、オプションでエントランス用の受付システムが使えるので、別途他の受付システムを導入する必要がないのも嬉しいポイントでした。機能面とコストのバランスが、弊社の求める要件と合致していたと感じています。

音声品質の懸念も、無料トライアルで払拭

実際にサービスを導入するまでに、懸念事項や不安な点はありましたか？

今の番号が問題なく引継げるのかというのと、あとはやはり音声品質を一番懸念していましたね。

導入前にトライアルは実施されましたか？また、トライアルで懸念事項や不安点は解消できましたか？

無料トライアルを実施させてもらい、音声品質も特に問題なさそうと判断でき、懸念点も払拭できました。

拠点間での内線・外線を実現、IVRで電話業務をDX化

現在03plusは何台ぐらいの端末でご利用されていますか。

IP電話機2台とそれ以外はスマホを使っていて合計20台弱です。

実際に運用してみて感じたメリットや、改善された課題について、具体的にご記入ください。

新事務所と旧事務所と離れた場所でも内線・外線のやりとりが行えることにメリットを感じました。同じ事務所内でなければ難しかったことがこうして実際にできることでクラウドならではのメリットを感じています。

また、IVRを導入したことで電話の内容に応じて担当部署に振り分けができるようになったのもメリットですね。これまでの固定電話では担当者が不在で折り返し対応の伝言の手間がかかったり、誰に取り次いだらいいのか分からずお客様を待たせてしまったりと、何気に手間や時間がかかっていたので、IVRで電話取り次ぎの手間を削減できたのも嬉しいポイントです。

利用してみて「便利」と感じた機能があれば教えてください。

「時間外アナウンス」で夜間や休日も営業時間外の音声応答に自動的に切り替えられるのは便利ですね。「通話録音」機能も、聞き漏らし防止や後からの内容確認が容易になり重宝しています。

また、「受付アプリ」オプションを利用していますが、エントランスのiPadから担当者の内線を直接呼び出せるので、これまでのように受付がエントランスまで出向いて、応接室に誘導して、といった対応が不要になったのも業務の効率化につながっています。

コストと機能面、管理画面の使いやすさに満足

03plusの導入時や運用後の全体的な満足度について教えて頂けますか。

工事や特殊な機器の設定作業もないため、移転先の事務所でも手間もかからずにスムーズに導入できました。オンプレPBXに比べて初期費用も抑えて導入できたので、導入時の手軽さやコスト面は満足しています。それにランニングコストも抑えられてます。

また、運用面ではWeb管理画面の使いやすさにもとても満足しています。鳴り分け設定や営業時間外の登録、IVRのルール設定も管理画面から視覚的におこなえるのがとても良いですね。

従来に比べて電話業務の効率化ができており、概ね満足しています。

サービス改良の参考にさせて頂きたく、不満な点や改善要望点があれば教えてください。

たまにアプリの動作が固まって操作ができなくなる時があるのでそこは改善してほしいポイントです。また、時折外線着信を取って通話開始になっているのに他の端末で着信が鳴り続いているときがあるので、今後のさらなるアップデートに期待しています。